“Wat gebeurt er eigenlijk met mijn akte?”

Mensen vragen zich dit wel eens af als ze zien dat ze niet het door hen getekende stuk meekrijgen maar een niet door hen getekend stuk dat alleen door de notaris wordt getekend: het zogeheten “Afschrift”.

Wat gebeurt er dan eigenlijk uiteindelijk met die door partijen getekende akte?

Om die vraag te kunnen beantwoorden, moeten we een wat onderbelichte taak van de notaris onder de loep nemen: de bewaarplicht.

Bewaarplicht

Krachtens de op hem rustende beroepsverplichtingen, moet de notaris zijn akten onder zich houden en bewaren , waarop de nodige voorschriften van toepassing zijn

Op dit eenvoudige antwoord past een simpele tweede vraag: Hoe lang dan wel?

Alle ander antwoorden voorbijgaande, het enige juiste antwoord is:

Er is geen tijdsduur, de akte blijft voor eeuwig bewaart.

Met de eeuwigheid wordt bedoeld: de eerste 20 à 30 jaar op het notariskantoor, daarna 45 tot 55 jaar (testamenten 80 jaar) in de bewaarplaats van Justitie, toepasselijk genaamd: de “Justitiële Bewaarplaats” en daarna “VOOR ONBEPAALDE TIJD” in het archief van de provincie of bij een Stad als Amsterdam: het Gemeente-archief, compleet met archivaris en wat niet al.

Nu duurt de eeuwigheid wat lang, daarom moeten er speciale voorzorgsmaatregelen worden getroffen: er worden bijvoorbeeld hoge eisen gesteld aan het papier (niet in de gewone handel verkrijgbaar), de inkt, het hechtmateriaal ( geen metalen, lijm, clipjes, plastic en wat niet al) er zijn inmiddels speciaal door de Europese autoriteiten vastgestelde hechtmaterialen vastgesteld.

Ook aan de omgeving waar de akte wordt bewaard, worden speciale eisen gesteld. De akten dienen uiteraard in een schone en droge ruimte te worden bewaard.

In een ZUURVRIJE kartonnen archiefdoos zonder metalen clipjes, verpakt in eveneens ZUURVRIJE omslagen, samengebonden met een ZUURVRIJ lint, alleen de knoop waarmee het lint wordt samenknoopt is niet voorgeschreven. Op iedere doos en ieder omslag moet een ZUURVRIJ etiket met de inhoud van doos/omslag met uiteraard een ZUURVRIJ etiket met ZUURVRIJE lijm en idem inkt.

Was het niet allemaal zuurvrij, men zou er bijkans het zuur van krijgen.

Deze voorschriften betekenen een aanscherping van de vroegere eisen en brengen ook het één en ander aan kosten met zich mee, als notaris kun je zo van de ene op de ander dag de vroeger gebruikte archiefdozen weggooien en honderden, zo niet duizenden, nieuwe dozen gaan bestellen.

Voorts nog enige ander voorschriften:

Huidige eisen:

Het archief moet, conform de nieuwe normen, voldoen aan de volgende eisen:

- De wanden moeten van gewapend beton zijn, wellicht dat de dubbelsteens gemetselde muur ook nog mag. - Op de aan beide zijden met metaal gepantserde deur;
- er moet een anti-rook sticker worden geplaatst;
- in de deuropening moet een minimaal 10 centimeter hoge, waterkerende drempel te zijn aangebracht;
- geen houten maar metalen archiefstellingen;
- minimaal 70 centimeter uit elkaar geplaatst;
- niks geen keurig systeemplafond , gewoon kaal beton, zo min mogelijk brandbare stoffen;
- een hygrometer (vochtmeter) niet zijnde een “haarhygrometer”;
- een temperatuurmeter;
- geen leidingen die niet direct noodzakelijk zijn;
- een verklikker in de lichtschakelaar buiten het archief, die aangeeft of het licht brandt in het archief;
- een vochtverklikker;
- een brandblusser van het type Koolzuursneeuw , alhoewel het blussen ermee in een gesloten ruimte eigenlijk wordt afgeraden(Hier treft men een typisch ambtelijke overlapping aan van eisen die met elkaar in tegenspraak zijn.);
- In de aktendoos moeten de akten niet zijn opgepropt, er moet een handbreedte ruimte zitten tussen de bovenste aktenomslag en de buitenwand;
- Tenslotte voor bewaring binnen het kantoor, moet er een echte brandvrije kast zijn, een die minimaal in een laaiend vuur kan staan zonder maar een schroeivlek aan het papier binnenin. De bekende firma Lips verkoopt deze uiteraard, een beetje een kast kost al snel €. 6000,-- tot €. 8.000,-- .

Een aantal van bovenstaande eisen is nieuw, sommige aanpassingen kosten tijd, anderen zijn simpel te realiseren, u mag eisen dat de notaris bezig is met bovenstaande wijzigingen

Om aan bovenstaande eisenpakket te voldoen moet de notaris “zijn” akten dagelijks kunnen raadplegen en controleren, bovendien moet hij ook de trekken hebben van een archivaris.

U ziet, de kosten die u maakt bij de notaris worden goed besteed, er wordt van alles gedaan om uw levensloop, voor zover in akten vastgelegd, voor uw achter-, achter, achterkleinkinderen voor eeuwig te bewaren, geeft dat geen goed gevoel?